问题一：开会有人迟到

1、问题描述

（1）有时侯是内部员工迟到

（2）有时侯是甲方客户、乙方供应商、求职者迟到

2、问题的危害

耽误时间、降低执行力、影响士气

3、原因分析

（1）偶然性、突发性原因

（2）员工个人常态、时间观念不足

（3）准备不充分

（4）与外部人员沟通不到位

4、应对方案

（1）内部员工迟到，无论什么理由，罚站5分钟

（2）屡教不改者，谈话、批评、警告

（3）参加外部会议（拜访客户、技术沙龙等），需提前确定并通知会议的详细时间、地点

（4）参加外部会议，尤其是有客户/领导参加，必须提前到15分钟

（5）对于陌生合作方（客户、供应商或求职者），需提前15分钟电话/微信以确认是否能够正常到达

问题二：没人知道这会要开多久

1、问题描述

开会前，组织者没有预估会议时长，团队总是“顺其自然，开到荼蘼”，甚至有人以此为荣（开会加班到深夜，给自己点赞）

2、问题的危害

（1）无法在限定时间内完成会议、达成有效决议

（2）经常性地超时，降低执行力，影响士气

3、原因分析

（1）缺乏时间观念

（2）缺少“计时员”这个角色

（3）组织者缺乏时间预估的能力

（4）组织者缺乏现场控制能力

4、应对方案

（1）以后开会前，确定组织者（计时员角色）

（2）计时员根据主题、相关人，预估会议时长

（3）计时员现场适时控制时间进度

（4）全员有责任严格控制低效会议行为

问题三：开会跑题

1、问题描述

发言或讨论时，总是有人跑题，或者有人总是跑题

2、问题的危害

（1）会议超时

（2）降低执行力，影响士气

3、原因分析

（1）会议主题不够明确

（2）组织者缺乏会议控制能力

（3）与会者表达能力差，或个别人习惯性跑题

4、应对方案

（1）会前，组织者清晰地（白板上或屏幕上）确立会议主题；

（2）组织者提高会议控制能力

（3）习惯性跑题者，自我监督/他人监督

问题四：过多务虚的表现

1、问题描述

（1）寒暄多（天气、家人、新闻、股市、倒茶）

（2）套话多（在XX的领导下、多亏了XX的帮助）

（3）自谦多（并不确定、可能、也许、还不足）

（4）大话多（树新风 tree new bee）

（5）捧话多（捧哏式发言、没有自己的主见，只会重复其他人的意见，甚至于专注于拍领导的马屁，完全跟风式的发言：“啊、对、没错、就像XXX说的”）

（6）绕圈子（避开结果不谈，只讲细节或过程，工作状态永远处于进行中、待改进、80%）

2、问题的危害

（1）低效沟通、浪费时间

（2）不能直接、快速地表达清楚；不能充分理解他人意图，形成了不必要的沟通障碍，影响决策

（3）养成形式主义、人浮于事的企业文化。营造恶劣的职场风气、劣币驱逐良币。真话少，假话多，貌似一片详和，内心深藏隔阂

3、原因分析

（1）听者：好面子，骄傲自负，听不进任何批评或不利于自己的评价，有一点点不爱听的就红脸、就要开怼。

（2）庸者：老好人，怕得罪人，不愿、不敢说实话、说真话，“像我这样的人，凡话都要留几分”

（3）奸者：拈轻怕重、挑肥拣瘦

（4）佞者：拍马屁，报喜不报忧，察言观色，挑好话说。专业能力不足，只能PMP。

（5）领导：没有带好头，树好风气，上有所好，下必甚焉

4、应对方案

（1）建立信任、尊重、平等、开放、宽容、轻松、无惩罚机制的内部沟通氛围

（2）就事论事，对事不对人

（3）鼓励务实的工作态度、工作氛围，讲求内部有话直说、实话实说

（4）注意沟通的方式方法，话术很重要

（5）有理不在声高、声高也不一定是态度不好

（6）领导要带头严打拍马屁行为

（7）开会原则上不鼓励重复其他人的话

（8）要把跟风拍马屁，与解释他人发言以促进沟通区分开

问题五：开会不发言

1、问题描述

（1）“徐庶进曹营”——心里明白，却一言不发：没看法、没意见，都行、你们定

（2）“南郭先生”——草包肚子，发不出言：不知道、不明白、没办法、做不到

2、问题的危害

（1）消极处事，拒绝沟通，能为不作为，拿钱不出力，工作难推进，公司受损失，负面情绪影响团队

（2）滥竽充数，无法作出贡献，劣币驱逐良币

3、原因分析

（1）能者伤了心，工作态度消极，不愿公开发表意见

（2）招聘时走了眼，进来了庸者

4、应对方案

（1）画出才能-品德矩阵，进行成员分类，有针对性地进行激励

（2）能者消极，要1V1沟通，挖掘内心深处想法，以鼓励为主

（3）如果进来庸者，给次机会使其努力赶上，仍未达标者，走人

问题六：开会定下的决议，会后经常推翻

1、问题描述

（1）会上考虑不周密，草率决议，会后获得新信息/新思路而推翻

（2）会上持反对/保留意见，但没有话语权而妥协，会后不予执行甚至推翻

2、问题的危害

（1）浪费时间，降低执行力

（2）工作任务无法顺利进行

（3）破坏团队工作氛围

3、原因分析

（1）会前准备不足、会上讨论不充分，为了决议而决议，草率作出错误决策

（2）公司未形成决议执行的规范，出尔反尔、朝三暮四、习以为常

（3）话语权源自领导权力而非专业权力，会上决议没有得到重要相关方的认可

4、应对方案

（1）决议不能拍脑门，变更决议也不能拍脑门。论证要充分，变更要规范

（2）决议应依赖于专业权力而非领导权力

（3）执行者如果在会中不否认，会后应严格执行

问题七：开会时的手机病

1、问题描述

（1）开会时现场接电话，打扰会议；

（2）开会时玩手机、微信聊天、看新闻、刷朋友圈

2、问题的危害

（1）影响会议节奏，造成延误，耽误时间

（2）降低执行力，影响士气

3、原因分析

（1）开会不关手机、不调静音

（2）团队没有形成会议手机管理

（3）开会会议节奏拖沓，团队感觉无聊

4、应对方案

（1）开会时建议关手机，要求调静音

（2）开会时尽量不接电话，接电话要出去接

（3）开会时除工作需要外，原则上禁止看新闻、刷朋友圈

问题八：开会的干系人缺席

1、问题描述

（1）应该参会的人员忘了请——该来的没来

（2）开了一半才发现还应该让XXX参加，临时又叫进来——事情要说第二遍

2、问题的危害

（1）缺少重要的干系人，从而缺少必要的信息或决策能力

（2）影响会议节奏，造成延误，耽误时间，降低士气

3、原因分析

（1）会议准备不充分，组织者思考不周全，未能充分识别干系人

（2）组织者存在信息盲点，无法正确识别干系人

（3）会议主题不明确，讨论范围蔓延导致干系人未正确识别

4、应对方案

（1）会前组织者的思考准备要充分，识别干系人

（2）会中，所有参会人先看一下、根据各自的经验与信息，问一句：是不是该来的都来齐了？XXX是不是也应该听一听？

（3）如果没齐，快速评估影响，有时侯，宁可等齐了再开，也不要匆忙开完，将来再推翻决议

问题九：参会人缺少数据或信息

1、问题描述

（1）会议讨论中，全体参会人员因为没有提前、充分做好功课，缺少基础数据支持，在某具体问题上面面相觑，导致无法做出准确判断、达成有效决议；

（2）在会议讨论中，发言者在不了解项目/产品的情况下，在缺少现实数据的情况下，凭着经验、方法论发表意见，“我不了解实际情况，但我认为。。。”——为了发言而发言，强行刷存在感。

2、问题的危害

（1）无法按时做出准确判断、达成有效决议，会议失败或任务延期；

（2）使发言者的专业度和威信造成负面影响。

3、原因分析

（1）组织者没有提前通知会议议程，与会者无法提前做好准备；

（2）已提前通知，与会者未积极准备——开会不准备，只带一张嘴；

（3）有人是为了刷存在感（主动），有人是被他人点名（被动），赶鸭子上架，为了发言而发言，堆砌语言，浪费时间。

4、应对方案

（1）组织者要提前通知会议时间、地点、参会人、主要议程，以供与会者能够有充分的时间提前准备；

（2）与会者认真参会，会前积极准备——带着数据或解决方案来开会。当其他人都没有准备方案时，即使你的方案最差，也是最好的方案；

（3）没有调查，就没有发言权；不了解实际情况，就不要强行发言。

问题十：会议设备/材料不齐或出故障

1、问题描述

（1）缺少视频连接线、鼠标、PPT笔、遥控器、白板笔、白板擦；

（2）对设备/环境/材料不熟悉，开场后要现场处理半天，甚至修不好，让客户、团队等待。

2、问题的危害

（1）耽误时间

（2）影响展示效果——沟通效果

（3）严重情况下，会议无法正常召开

（4）不专业，降低士气

（5）在外人面前，影响企业形象

3、原因分析

（1）组织者思考不全面，准备不充分

（2）只关心自己的工作环节，不对最终效果负责（尤其是技术团队），缺乏整体意识、对“效果”、“用户体验”、“满意度”的理解不敏感

（3）态度上，不认真，不职业，不珍惜组织的羽毛，就是轻视自己

（4）缺少彩排的意识

4、应对方案

（1）组织者负责思考周全，会议需要哪些环境、设备，提前安排

（2）陌生环境或设备，需要提前彩排，尤其是在有外人的情况下

（3）重大场合，要有风险预案

（4）遇到环境、设备故障，全员主动积极地处理、恢复