大冀南区小猪佩奇日常分享群

王方方 ‎ 8 Comments ‎ 60 Views

工作中，我们每个人都要做的事，一定少不了开会。

但是一提开会，很多人都有一肚子苦水：动不动一开一下午，打乱了工作安排；会上七嘴八舌吵了半天，却没有定下结论；发言的人侃侃而谈，底下的人无聊地玩起了手机……

这些问题，其实都能够在会议开始前就解决！学会在发起会议时就做好准备，让你成功开一个既省时间，又给大家明确方向的会议。

不召开没有准备的会议

衡量会议准备度的标准是“无议程无会议”原则。

如果你作为会议发起人，就必须要给参会人发出议程，明确主题、人员、目标和会前阅读材料（如果有的话）。

狠狠限制人数、时长、主题

正常情况下，会议不要超过10个人，时长不要超过40分钟，不要开多目标的会。

超过这个规模的会议，就很难组织有效的讨论了，而容易变成少数人担责、大多数人“摸鱼”的情况。

一般会议发起人默认要担任主持人

主持人最好在开会前，花3分钟再次为大家明确会议议程。这样的好处是让大家不会跑偏、不会超时，而且保证会议结束时一定有结果。

提前指定记录人

主持人要在会议开始前指定记录人，负责在会议结束后半小时内出具会议纪要。

为了锻炼新同事，通常这个角色可以是由新加入的同事负责，主持人做指导。

主持人要全程控场

主持人的重要任务是控制每个环节的时间，确保会议目标始终是聚焦的，防止过度发散。

特别是在讨论环节，一定要负责维持讨论秩序，同一时间只能有一个对话，且一个时间只能有一个人讲话。

会议必须有结论

会议必须有明确的下一步可跟进的事项。结束的时候，需要进行5分钟的总结，来确认是否达成了会议目标，以及下一步的工作、负责人，以及截止时间。

一头一尾两个发言，是会议主持人最需要下功夫的地方。

尽量开放旁听席

如果没有必须保密的事，你都可以邀请感兴趣的同事来旁听，这有利于培养队伍。但为了会议效率，旁听席不安排发言。

善用短时间、非正式的沟通

要讨论一个事儿，除了发起会议，其实还有一个更轻量级的方式——发起非正式的沟通。

比如，在楼下抽烟的时候聊一聊、在工位上开一个10分钟的站会、午餐间的对话……这样的讨论，效率远高于正式的会议。

注意说话的方式

学会熟练自然地使用这几句话：“这个想法有意思”，“你刚才那个建议，能不能再详细展开一下”，以及“这件事我们能不能再具体讨论下做法”。

这些表达方式都有助于把议题推向执行。

给你一招“必杀技”

记住，会议室里最有力度的一句话永远都是：“这件事我来吧！”

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