1 标准合同与客户版合同在总部归档，已签订但是尚未下单寄回公司归档的标准合同与客户版合同，总部合同管理员应及时在系统中维护为已签收状态。简易合同以及坚朗云采平台打印的纸质合同在大区订单管理部归档。
2 合同管理员需对待归档合同进行有效性、完整性、关联性审查，有效性、完整性，符合审查规则的合同应进行归档状态的维护;不符合归档要求的合同，合同管理员应暂不予归档并通知相关责任人进行更正。更正一次后如符合归档要求的，进行归档状态维护;无法更正或更正一次后仍不合格的，将直接按照不规范归档处理。
3 简易合同签订后即为待归档状态，由参与合同初审的订单专员负责简易合同的归档操作，订单专员收到合同完成操作后，应转交至区域合同管理员进行存档。取消归档操作归属总部合同管理员，订单专员操作简易合同归档时如出现错误，应及时与总部合同管理员沟通。
4 关联到正式合同上的简易版合同不能单独归档，应作为正式合同的附件，随正式合同一起寄回总部，由总部合同管理员归档。
5 合同经办人变更(脱产、异动、离职)的，应当将有关合同(含空白合同)移交区域合同管理员并由区域合同管理员协助办理移交、归档手续。