从CRM系统中导出本次需寄回总部的合同明细，需要核实待归档合同的完整性和规范性，印章及签字的有效性，然后按照公司规定的合同归档格式制作合同清单，并打印一份纸质合同清单随合同一起寄回；有特殊情况的需在合同清单“备注”列备注清楚。把需寄回总部待归档的合同按照CRM系统导出的顺序一一对应摆放好，并在寄回时把本次的电子版合同清单给到对应的总部合同管理员，以便总部合同管理员后续的及时核对和归档。应将本次需寄回总部归档的合同的系统状态维护成“待归档”，以便总部合同管理员协助归档处理。建议区域，将待归档合同在寄回前扫描一份留底备用（原则上公司总部不提供已归档合同的扫描件）。