订单运营管理部

此类合同须明确约定：有效订单形式、送货签收形式、对账确认形式（根据实际洽谈情况编写，也可参考年度协议模板编写），根据税务制度要求，合同及发票需保持一致，针对超出原合同约定的产品和数量，应当及时签订补充协议。

从CRM系统中导出本次需寄回总部的合同明细，需要核实待归档合同的完整性和规范性，印章及签字的有效性，然后按照公司规定的合同归档格式制作合同清单，并打印一份纸质合同清单随合同一起寄回；有特殊情况的需在合同清单“备注”列备注清楚。把需寄回总部待归档的合同按照CRM系统导出的顺序一一对应摆放好，并在寄回时把本次的电子版合同清单给到对应的总部合同管理员，以便总部合同管理员后续的及时核对和归档。应将本次需寄回总部归档的合同的系统状态维护成“待归档”，以便总部合同管理员协助归档处理。建议区域，将待归档合同在寄回前扫描一份留底备用（原则上公司总部不提供已归档合同的扫描件）。

合同必须签字盖章，仅盖章未签字存在法律风险，一则合同约定双方签字盖章后生效（见我司标准合同第16条），对方未签字可能导致合同无效；二则如对方所加盖印章为假章，我司后期追款时可以对方人员签字构成表见代理认定合同效力。

针对此类情形，应当优先将已经执行的简易版合同或标准版合同文本进行盖章签字确认。如果确实无法在原执行的合同上进行盖章签字确认或汇总信息签订总合同的，可另行签订合同，签订合同时需注意合同中填写的签订日期应当早于第一次送货签收时间，合同内约定的收货确认方式、收货人及对账确认方式、对账人员应与实际执行情况保持一致。

合同经办人/合同负责人变更（脱产、异动、离职）的，应当将有关合同（含空白合同）移交区域合同管理员并由区域合同管理员协助办理移交、归档手续。CRM系统中需要将原合同负责人改成将要接手的业务人员作关联、寄回。

简易合同签订下单前直接申请盖章的，可由区域按照归档要求直接归档该简易合同。简易版合同在系统中签订后再申请盖章的，均需另行在系统中新建合同，合同版本选择客户版合同，一份合同对应一个流程，公司盖章后会发放新建的合同编号，后期归档以新建的合同编号归档。（新建的合同编号将体现在原简易版合同的合同文本号处）关于原简易版合同编号的归档由区域以本合同的复印件进行归档。

一定期限内合作项目的送货情况，可通过供货合同、送货单、发票等相关资料证明，一般情况下不需要再出具《供货说明函》这类文件进行说明。确有必要出具此类文件的，需业务人员到项目现场核查实际产品使用情况，汇总的产品明细一般仅需包含产品名称、品牌、型号、数量信息。

应当先签订框架协议对订单操作及货款结算事宜进行详细约定，协议中需明确约定提料单的生效形式。符合生效条件的提料单可以作为订单执行的依据，提料单是否需要盖章，应根据已签订的框架/年度协议进行判断。针对以提料单形式下单的订单，应当及时与客户进行对账、结款。

清晰明确的产品是履约的基础和重要依据。客户版合同要求合同和产品明细一并形成、统一打印并加盖印章，产品明细需要和合同一起加盖骑缝章。因手工填写内容易被涂改且不利于保存，建议使用打印文件。