员工的生产力周期
员工的生产力周期?你也许听说过产品的生产周期,对经济周期也很了解,但却从来没有听说过员工的生产力周期。注意观察一下你的秘书或者你的任何一位下属,看看他们是不是在某些时段只做某些事,或不做某些事,他们是不是有些时候工作效率高,而另外一些时候却总是出错。
不管你信不信,员工们确实有自己的生产力周期。
莉娜是不会在星期五或快下班的时候打字的。事实上,她的工作方式自成一格,一周内每个时段该做什么工作都安排好了。
奥黛珊是生产部主管。她很少干涉莉娜的工作方式,除非有急事要办。
莉娜是不是一个很难缠的员工?奥黛珊有亏职守吗?
其实不是这样的。莉娜是她所在的部门少见的高效率的员工,而奥黛珊则是个成功的主管。莉娜很早就知道自己一周的生产力有高潮和低潮,她很清楚自己的生产力周期。除非有迫在眉睫的任务待完成,奥黛珊总是给莉娜充分的自由,让她把工作放在生产力较高的时段里去做。
若坦是莉娜的同事,她也是一个高效率的员工。她有自己的另一套高效率工作方式。若坦和莉娜工作性质类似,两人的能力各有所长,一周内工作情绪的起伏也大不相同,但她们都早就考虑到上述因素,知道什么时间做什么工作最好。
卓越的员工应该有机会建立自己的生产力周期,并且在合理的范围内以自认为最好的方式工作。有些人虽然承揽了很多工作,而且周一到周五做个不停,但他们的生产力是直线递减的。而奥黛珊、莉娜和若坦却能持续地维持相当高的生产力,因为她们不但根据自身的生产力周期拟订计划,且能从工作中获得极大的满足。大多数人认为,就长期效率而言,除了奥黛珊等人的办法之外,没有其他更好的办法能产生更高的生产力。
生产力高的员工,都有一个内在的“时间表”,这个时间表不一定很明显,但绝对是有的。不过这些员工也许不会直截了当地告诉上司他们“现在宁可不作甲报告”,因为他们“明天早上可以做得更好”或“现在是乙工作的最佳时机”。
除了直接和员工讨论他们的生产力周期之外,还有四种方法,可以使生产力周期发挥最大效力。
指派足够分量的工作,让生产力周期得以发挥。
假使一个员工只分配到一件工作,则他因时制宜的弹性便很小;如果发现手边有好几件工作,他便可以很技巧地安排时间表,在最适当的时间从事某件工作,并逐一完成。
给员工的工作期限尽可能地放宽。
生产力高的员工自会准时交差。他拥有的宽裕时间愈多,愈可能按自己的生产力周期来工作。通常当你给员工较多的时间以完成任务时,他会在比你预料的更短的时间内完工。
避免在下午或出其不意的时候指派工作。
生产力高的员工会自行利用他下班前的那段时间安排工作,以配合自己的生产力周期。
常常预告新的工作事项。
你必须给员工足够时间,让他依照自己的生产力周期重新拟订新工作的进度表。但如果你一向给员工很宽的工作期限,便不必再作这种预告了。
卓越的员工是能按公司或部门的需要调整生产力周期的。例如当公司规定要在四天之内做好一份重要的报告书时,卓越的员工能自作准备,在那四天中发挥必要的精力成功地完成任务。也就是说,在短期内,卓越的员工能调整自己的生产力周期以应付危机。不过,最好不要强迫卓越的员工长期改变他们的生产力周期,因为那样会搅乱他们的平衡,加重他们的负担,并使他们原先的高效率降低。
作为管理者的你也是有生产力周期的,毕竟你也是选择了现在的这个时刻来阅读本书的,不是吗?