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【Excel小技巧】分类数据合并,这样做超简单,隔壁同事都看呆!

KM Admin 4b0b5240-2731-1037-9513-91eec91f24f4 kmadmin@kinlong.cn | | Tags:  数据合并 excel小技巧 ‎ | 72 Comments ‎ | 572 Views
 
 
 

分类数据合并,这样做超简单,隔壁同事都看呆!

 

 

 

作者:农夫

 

大家好,我是农夫,专治疑难杂「数」的农夫~

 

日常工作中,我们经常要将相同的部门合并到一起,处理成下图的「最终数据」形式。

 

 

部门少的时候还好,我们可以手工一个一个地合并;

 

但是,如果有五六十个部门,手工合并费手费眼还容易错,小伙伴们此时可能连自杀的心都有了呀。

 

所以,在处理数据的时候,我们要时时刻刻要牢记:

 

 

因为没有手动,就没有伤害~

问题分析

 

 

这个时候我们要思考下有没有更好的处理方法?

 

毕竟数据处理是个技术活,并不是一个体力活呀!

 

我们可以看到,两个数据之间的差异就在于,部门中的数据是否全部合并居中。

 

那接下来我们又如何让它们批量合并居中呢?

 

好了,下面来看看农夫是如何处理的~

解决方法

 

 

▋填充空行
 
首先将部门列的空行全部填充。
 

❶ 按【F5】快捷键【定位】——选择【空值】即可选择该列所有空单元格。

 
 
 
 
❷ 然后,我们在部门列第一个空行中填写公式:
  •  

=A2
 
 
即让所有的空行都等于它的上一个单元格的数值。
 
这样每一个部门的空行都会等于它所属部门的数值。
 
❸ 按【Ctrl+Enter】键实现批量填充。
 
❹ 最后,为避免出现值错误,我们可以将「部门列」复制粘贴为「值」。
 
 
▋分类汇总
 
这一步是最为关键的一步,小伙们可要认真看哦~
 
❶ 我们选中部门列,单击【数据】选项卡——【分类汇总】——勾选「部门」为分类汇总项。
 
❷ 汇总方式可以选择「计数」(字符型数据统计个数)——【确定】即可。
 
 
我们可以看到,Excel 在每一个相同的部门下方,都新插入了一列对应部门的「汇总项」,这个「汇总项」就是我们处理本次数据的关键标识。
 
 
接下来,我们还是使用【定位条件】填充空行。
 
但是,这个时候一定要注意,我们选择的单元位置是从第二个单元格开始,一直到最后一个部门汇总项的前一个空行哦~
 
❶ 选中所有空行——选择【开始】选项卡中的【合并居中】。
 
即可完成所有空行的分别合并居中了~
 
 
❷ 再次选中所有数据,再次点击【分类汇总】选项。
 
❸ 在出现的页面中啥也不用管,直接点击左下角的【全部删除】即可。
 
这样分类汇总形成的行就全部被删除,只剩下合并的单元格了~
 
 
这个时候,是不是和最终数据很接近了呢?
 
 

▋一键刷起

 

最后这一步,我们仅需一个小操作就可以实现,那就是刷刷刷~
 
什么是刷刷刷?当然是神奇的格式刷了呀~
 
选中第一列所有合并的单元格,点击【格式刷】,然后对着部门列的所有数据一刷即可。
 
没有一点点防备,没有一丝丝顾虑,数据就这样神奇的合并到一起了~
 
 
删除第一列,即可得到你想要的数据形式了~
 
 
看到这里,是不是觉得灰常的简单!

 

知识回顾
 
 
我们来回顾下本次的操作要点:
 
❶ 空行填充对应部门数据;
❷ 分类汇总生成汇总项;
❸ 选中空行并合并居中;
❹ 分类汇总删除汇总项;
❺ 格式刷,刷刷刷~
 
 
好了,今天的教程就到这里了,动手练习练习吧!
 
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